تبلیغات
ناب ترین مطالب تکنولوژی اطلاعات - مطالب خرداد 1385

به نام خدا

 

    تماس با مدیر سایت/Contact  ایمیل من

 وبلاگ من



-->

كلینیك اشتغال كمكهای نرم افزاری به بنگاههای كوچك اقتصادی ارائه می‌دهد

معرفی سایتها و وبلاگها ,

چهارشنبه 31 خرداد 1385

ایرنا ‪۸۵/۰۳/۳۰‬

رئیس شورای سیاستگذاری كلینیك اشتغال گفت: كلینیك اشتغال كمكهای نرم - افزاری به بنگاههای كوچك و متوسط اقتصادی كه با مشكل مواجه شده‌اند، ارائه می‌دهد.


"علی احمدی" روز سه‌شنبه در گفت و گو با خبرنگا ایرنا افزود:این كلینیك نظیر یك درمانگاه است كه بیماران برای مداوا مراجعه و دستورالعملهایی را از پزشك دریافت می‌كنند.

وی اظهار داشت: جهاد اعم از دانشگاهی ، سازندگی و... همواره در شرایط بحرانی نقش سازنده‌ای را بر عهده داشته است و اكنون در برخورد با معضل اشتغال نیز احساس مسئولیت می‌كند.

احمدی در خصوص فعالیت كلینیكهای اشتغال در سایر كشورها گفت: این مراكز در بسیاری از كشورهای جهان از سالهای گذشته فعالیت خود را شروع كرده‌اند.

وی یادآور شد: در سند چشم‌انداز ‪ ۲۰‬ساله كشور بر روی موضوع شركتهای دانش بنیان بحث شده است كه در آن اهداف بلند، متوسط و كوتاه مدت كلینیك ذكر شده است.

رئیس شورای سیاستگذاری كلینیك اشتغال با اشاره به عمر متوسط بنگاههای كوچك و متوسط اقتصادی گفت: عمر مفید بنگاههای اقتصادی حتی به كمتر از ‪۱۸‬ ماه نیز می‌رسد كه با توجه به این عمر اندك به طور جدی نیاز به مشاوره‌های تخصصی دارند.

احمدی گفت: برخی از معاونان وزارتخانه‌های كار و امور اجتماعی ،صنایع ، علوم و فناوری ، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی كشور،سازمان گسترش و نوسازی وزارت صنایع و سازمان كوچك شهركهای صنعتی در شورای سیاستگذاری كلینیك اشتغال به طور موثر، فعال هستند.

وی در خصوص فعالیت كلینیك اشتغال گفت: خدمات این كلینیك نقش اساسی در توسعه بنگاههای كوچك و متوسط اقتصادی دارد.

احمدی در ادامه افزود: كلینیك اشتغال مكانی برای ارائه مشاوره‌های فكری ، عملیاتی و اجرایی به شركتهای كوچك و متوسط برای حصول به ظرفیتهای بالای تولید ارزش افزوده می‌باشد.

كلینیك اشتغال دارای دبیرخانه ،شورای مشورتی ،بخشهای برنامه‌ریزی و راهبردی،عارضه یابی،خدمات مشاوره‌ای ،دفتر پذیرش، دفتر ارتباط با مشاوران ،دفتر آموزش ،دفتر پیگیری و ارائه مشاوره‌های نوین می‌باشد.

احمدی تصریح كرد: بنگاههای كوچك و متوسط اقتصادی كه دارای مشكل هستند، می‌توانند با مراجعه به دانشگاه تربیت مدرس كه‌محل این كلینیك است از خدمات مشاوره‌ای اساتید این دانشگاه بدون پرداخت وجه استفاده كنند.

وی با اشاره به پایگاه اینترنتی كلینیك اشتغال گفت: پایگاه اینترنتی این كلینك ‪ Modars.acecr.ac.ir‬است كه افراد می‌توانند با مراجعه به آن مشكلات بنگاه اقتصادی خود را به صورت شرح حال در فرمهایی كه به همین منظور تعبیه شده است ، وارد كنند .

احمدی در ادامه تاكید كرد: كارشناسانی كه در این پایگاه فعالیت می‌كنند شرح حال بنگاههای اقتصادی را مطالعه و آنها را برای مشاوره به كلینیك فرا می‌خوانند.

به گفته وی ، پشتوانه اصلی كلینیك اشتغال اساتید با تجربه‌ای هستند كه دانش خود را به طور رایگان در اختیار بنگاههای اقتصادی دارای مشكل قرار می‌دهند.

كلینیك اشتغال روز اول خرداد ماه ‪ ۸۵‬در دانشگاه تربیت مدرس افتتاح شد و فعالیت خود را از روز دوم خرداد ماه آغاز كرد.



آیا دوران برنامه‌ریزی احتیاجات مواد (MRP) به سر آمده است؟

فناوری اطلاعات و صنعت ,

یکشنبه 28 خرداد 1385

نویسنده : رامتین دوانلو، دانشجوی MBA، دانشكده مدیریت و اقتصاد، دانشگاه صنعتی شریف
ناشر : همكاران سیستم
تاریخ انتشار : 22/03/1385


چكیده

"آیا MRP منسوخ شده است؟" این سوالی است كه ذهن بسیاری از مدیران و كارشناسان امروزی را به ویژه در حوزه‌ی مدیریت تولید و عملیات به خود مشغول كرده است. استفاده بهینه از منابع محدود به طوری كه حداكثر مطلوبیت را- هم از نظر سودآوری و هم معیارهای دیگر مورد نظر ذی‌نفعان- برای شركت ایجاد كند، هدفی است كه تنها در سایه به كارگیری یك رویكرد مناسب برای برنامه‌ریزی تولید دست‌یافتنی خواهد بود. این مقاله با هدف تحلیل یكی از قدیمی‌ترین و متداول‌ترین مدل‌های برنامه‌ریزی و كنترل تولید (MRP) و بررسی مهم‌ترین دستاوردها و مشكلات این رویكرد تهیه شده است. در عصر حاضر، افزایش ابهام و محیط متغیر و رقابتی از یك طرف و رشد سریع فناوری اطلاعات از طرف دیگر منجر به توسعه مدلهای پیشرفته‌تری مانند MRP II شده است، كه در این مقاله به طور اجمالی مورد بررسی قرار خواهند گرفت. برای دیدن متن كامل این مقاله این جا كلیك فرمایید.

 


مطالعه‌ی موردی استراتژی Netscape و درس‌هایی برای كارآفرینان

عمومی ,

یکشنبه 28 خرداد 1385

نویسنده : محمدرضا شاهینی (دانشجوی دكتری مدیریت استراتژیك)
ناشر : همكاران سیستم
تاریخ انتشار : 08/03/1385

 

 مقدمه
استراتژی چیست؟ چه‌گونه به دست می‌آید؟ «كنت اندورز» كه یكی از نظریه پردازان بزرگ حوزه‌ی مدیریت استراتژیك به شمار می‌رود، از مطالعه‌ی موردی به عنوان یكی از ابزارهای مفید یادگیری استراتژی و مدیریت استراتژیك نام می‌برد. در مطالعه موردی، محقق مانند یك كاراگاه پلیس، حوادث رخ داده را بررسی می كند ، فرضیه های را حدس می زند و بدنبال آزمون فرضیه های خود بر می‌آید. براین اساس علاقمندان به حوزه استراتژی می توانند با مطالعه موردی شركتهای موفق و حتا ناموفق، استراتژی آن شركت‌ها را استخراج كرده و به بحث در مورد آن بپردازند. در ادامه نمونه‌ای از این مطالعات موردی ارایه می‌شود.

 مطالعه موردی (Case Study) استراتژی شركت Netscape
بنیان‌گذاران Netscape معتقدند كه اینترنت انقلابی در شیوه كار كردن و ارتباط مردم با هم بر پا خواهد كرد. آن‌ها ‌در صدد بودند كه یك نرم‌افزار زیر بنایی بسازند تا بتوانند شركت را در قلب دنیای شبكه‌ای جدید جای دهند و دست‌یابی به محصولات، تكنولوژی‌ها و بازارهای جدید را از طریق اینترنت برای آن مقدور كند.

"جیم كلارك" بنیان‌گذار Netscape می‌گوید: "قاعده‌ی كلی مسابقات اتومبیل‌رانی و موتورسواری كاملا برای كسب و كار كاربرد دارد: "سریع ‌‌بران و به پیش‌رانی ادامه بده (یا این كه بنشین و از مسابقه دادن صرف‌نظر كن)، همین كه سرعتت را كم كنی، یا از جاده منحرف می‌شوی، یا به درخت برخورد می‌كنی!"

Netscape در عرض دو سال از یك جست‌وجوگر عادی اینترنت، به پیشرفته‌ترین جست‌وجوگر برای كاربران كسب و كارها تبدیل شد. این شركت با افزایش سریع Serverهای جدید، ابزارهای كاربردی جدید و افتتاح Netcenter.com به سمت تجارت الكترونیكی گام برداشت. این فعالیت‌ها، جملگی در عرض چهار سال صورت گرفتند. وقتی كه American online در پاییز 1998 وارد این بازار شد، ارزشی برابر 10 میلیون دلار اندوخته شد.

Netscape چون می‌دانست بدون رشد، با مشكلاتی فراتر از سرمایه‌گذاری مجدد مواجه می‌شود، سرمایه‌گذاری در رشد را سرلوحه كار خود قرار دهد و در نتیجه حتا بیش‌تر از آن چه انتظار می‌رفت رشد كرد.

Netscap از اینترنت برای غلبه بر موانع سنتی‌ای كه تولیدكنندگان نرم‌افزار برای ورود رقبا كار گذاشته بودند (مثل وابسته كردن نرم‌افزارها به سخت افزارها یا فروش فقط از طریق خرده‌فروشان نرم افزار)، استفاده كرد. بدین ترتیب مشتریان به سادگی نرم‌افزارها را از وب سایت Netscape دان‌لود می‌كردند.

Netscape باید به سرعت می‌آموخت. مشتریان این شركت از كاربران ساده اینترنت كه فقط یك محصول (جست‌وجوگر اینترنت) را مصرف می‌كردند به كاربران دقیق و نكته‌سنج سازمانی كه مجموعه‌ای از محصولات بی‌عیب و نقص (100% قابل اطمینان) را می‌خواستند تبدیل شده بودند.  Netscapeباید طراحی، مستندسازی، تست، فروش و خدمات پس از فروش محصولات استراتژیك خود را به شیوه‌ای تخصصی‌تر و حرفه ای‌تر انجام می‌داد. در همین زمان، این شركت باید تعداد زیادی نیروی انسانی جذب می‌كرد. كلارك، برنامه‌نویسان جوانی را كه پیش از این روی جست‌وجوگر وب كار كرده بودند استخدام كرد و در كنار آنها از مدیران مناسب، مهندسین، متخصصان فروش و بازاریابی كه در صنایع مخابراتی و كامپیوتری فعال بودند استفاده كرد.  Netscape از یك بانك اطلاعاتی متخصصین شركت‌های High Tech آمریكا برای جذب نیرو استفاده كرد تا دانش تخصصی خود را تقویت كند.

هر چه Netscape بیش‌تر رشد می‌كرد، بیش‌تر به دنبال نهادینه كردن قابلیت‌های خلاق و نوآور كه مشخصه سازمان‌های كوچك است، می‌رفت. در اواخر سال 1996، شركت زیر بخش‌هایی با عنوان divlet در دپارتمان‌های محصول ایجاد كرد. هر divlet به مدیر بالادست خود گزارش می‌دهد و بر روری محصول خاصی كار می‌كند.

در سال 1997 بعد از آن كه Netscape نتوانست Navigator/Communicator را در Java بازنویسی كند، جیم باركزدیل، مدیر عامل این شركت تصمیم گرفت كه divletها، گزارش‌های خود را به طور مستقیم به آقای اندریسن ارایه كنند. اندریسن به عنوان مدیر "تكنولوژی" مسوولیتی در قبال "تولید محصول" نداشت، اما این اقدام باركزدیل باعث شد برنامه ریزی محصول به شیوه‌ای متمركزتر انجام شود و اندریسن از اختیار كافی برای حذف برخی از پروژه‌ها و گسترش دانش بین تیم‌هایی كه روی جست‌وجوگرها كار می‌كردند و تیم‌هایی كه روی Serverها متمركز بودند، برخوردار شود.

Netscape بازار اینترنت را از طریق مشتریانش شناخت. یك بانك بزرگ در سوییس از جست‌وجوگرهای Netscape برای شبكه داخلی خود استفاده كرد تا كارمندانش با استفاده از پروتكل‌های ارتباطی اینترنت، اطلاعات را در داخل بانك به اشتراك بگذارند. Netscape به سرعت اینترانت را به عنوان یك فرصت جدید شناسایی كرد و ایده آن را گسترش داد تا اكسترانت را به وجود آورد.

Netscape همچنین تعدادی "كاربر راهنما" برای آزمودن نسخه‌های جدید نرم افزارها و بازخور سریع به برنامه‌نویسان آنها تربیت كرد. این شركت از درون خود ابتكاراتی به خرج داد تا بتواند روش‌های جدیدی برای كاربری تكنولوژی‌هایش در بازارهای شركتی بیابد. شركت تكنولوژی‌های خود را برای خلق اكسترانت‌هایی كه مهندسان، فروشندگان، بازاریابان و پرسنل خدمات پس از فروش را با فروشندگان مستقل نرم‌افزار، ISP ها و سازندگان كامپیوتر مرتبط می‌كرد، به كار گرفت.

 نتیجه گیری
اگر چه در این مقاله، استراتژی این شركت به صورت خلاصه و اجمالی مورد بررسی قرار گرفت اما از همین شناخت اندك نیز می‌توان مطالبی را استخراج كرد كه برای كارآفرینان  آموزنده باشد، چهار نكته كلیدی دراین مطالعه مورد وجود داشت كه در زیر بدان‌ها اشاره می‌شود.

1- استراتژی، یادگیری است.
2- استراتژی با خلاقیت و نوآوری همبستگی دارد.
3- چشم انداز الهام بخش و وحدت بخش می‌تواند موفقیت به همراه داشته باشد.
4- استراتژی نگاه به محیط است، به مشتری، رقبا، تامین كنندگان و غیره



سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا

عمومی ,

یکشنبه 28 خرداد 1385

نویسنده : آزاده فارسی نژاد
تاریخ انتشار : 26/02/1385
www.systemgroup.net


مقدمه:

مدتی است كه عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شركتهای نرم افزاری كشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آنها فعالیتهای خود را برای تولید این سیستمها آغاز نموده اند.
اما پیش از آغاز هر حركت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ كاری كشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری كشور تولید شود ; آنچه تا كنون بسیار به ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تكنولوژی یا علمی كه در غرب به وجود آمده و استفاده می‌شود و تطبیق و هماهنگ سازی آنها برای ساز و كارهای كشورمان.
به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری‌ها یا به درستی استفاده نشده اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد كردن آنها با شكست مواجه شده اند.
بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوتهای آنها را بیان خواهد كرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یك از این سیستم‌ها برای شركت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار قرار خواهد گرفت و در نهایت درباره‌ی پتانسیل لازم برای راه اندازی چنین سیستم‌هایی در كشور، نتیجه‌گیری خواهد شد.


سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است كه حاوی اطلاعات مختلفی‌ست. این مدارك یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی كه در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف كاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.
سیستم كامل مدیریت اسناد باید ویژگیهای زیر را دارا باشد:
• هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
• ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
• با استفاده از بایگانی، كلیه اطلاعات اسناد را به طور كامل یكپارچه سازد.
• تمركز كامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
• مبتنی بر گردش كار قدرتمندی باشد و كلیه روال های كاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش كار باشند.
• هدف سیستم، ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات به شكل اصلی و اولیه‌ی آنها باشد.
• مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد.
البته لازم به ذكر است كه این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه میدهند. بیش‌تر سیستم‌های موجود در بازار غرب توانایی‌ها و كاركردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی‌ها نشان‌دهنده‌ی كاركردهای معمول یك سیستم مدیریت اسناد است.

سیستم مدیریت محتوا (Content Management System)
این سیستم جدیدتر از DMS است و اساسا" به منظور مدیریت و سامان‌دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال‌های اخیر با افزایش سایت‌های اینترنتی و سایت‌های داخلی سازمان‌ها، مدیریت محتوای سایت‌های یادشده و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات آنها برای سازمان‌ها، مشكل ساز گشته است.
این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به كاربر امكان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آنها را می‌دهد.
به طور خلاصه، مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
• اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آنها را مدیریت می‌كند.
• امكان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت‌ آنها بر روی سایت را در اختیار كاربر قرار می‌دهد.
• ارتباطات مورد نیاز و كامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ایجاد می‌كند.
• ایجاد و ویرایش صفحات، كاركرد اصلی این سیستم است.
• بین دسترسی‌ و بایگانی یكپارچگی ایجاد می‌كند.
• دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی‌ست.

شایان گفتن است كه یكپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم‌های Enterprise CMS می‌شود كه در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می‌سازد و به این ترتیب، می‌توان به یك مدیریت كامل معلومات (Knowledge management) رسید. چه آن كه برای دستیابی به چنین نقطه‌ای، كاستی‌های فراوانی وجود دارد.

مقایسه‌ی دو سیستم
دو سیستم یادشده، برخلاف تصورات موجود كاملا" با یك دیگر متفاوت و در عین حال مكمل یك دیگر اند. با این كه هم اكنون تولید‌كنندگان غربی این سیستم‌ها در حال تلفیق و یكی‌كردن آنها هستند (كه این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان‌هاست)، باید اختلافات و ویژگی‌های هر یك از آنها را به درستی درك كرد و دانست كه از هر یك برای چه منظوری و در كجا باید استفاده شود.
ممكن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و كارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس، برای انتخاب هر یك باید دقت كافی را به كار بست.
DMS سیستمی است كه می‌توان از آن به عنوان هسته‌ی اصلی برای CMS استفاده كرد. كار اصلی این سیستم، نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آنها برای كاربران سازمان با توجه به دسترسی‌های هر یك از كاربران است. DMS، سیستم كاملی برای بایگانی و آرشیو كلیه‌ی اوراق اداری سازمان‌ها با حفظ تاریخچه‌ی تغییرات هر یك از آن‌هاست. افزون بر این، دارای گردش‌كار كامل برای مكانیزه ساختن روال‌های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین كاربران با توجه به این روالهاست. در واقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگه‌داری، بازیابی و به گردش‌ در آوردن كلیه‌ی اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن كه CMS سیستمی است كه از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت‌های داخلی و یا وب سایت‌های اینترنتی بهره گرفته می‌شود. یعنی سازمان‌ها با استفاده از این سیستم به راحتی می‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار كاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات، ارتباط دادن آنها به یك دیگر و به روز رسانی آنها (ویرایش، حذف و اضافه كردن) را به راحتی انجام دهند. آنها می‌توانند سایت خود را، هم برای استفاده‌ی داخلی سازمان و هم برای كاربران خارجی به روی اینترنت، به راحتی طراحی كرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط‌ها میتواند توسط یك سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.


DMS و CMS در ایران
تلقی خاصی نسبت به مدارك و اسناد اداری در سازمانهای كشورمان نسبت به دیگر كشورها وجود دارد.
اول این كه در سازمان‌ها و شركت‌های دولتی، به علت وجود بوروكراسی‌های موجود، ارتباطات و مكاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب، برای مدیران این سازمان‌ها غیر قابل قبول است. ضمن این كه در بسیاری از موارد، فعالیت‌هایی خارج از این بوروكراسی‌ها به صلاح دید مدیران و افراد دیگر صورت می‌پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی‌های فراوانی در این بوروكراسی‌ها و روال‌های كاری می‌شود كه دسته بندی دقیق آنها را غیر ممكن می‌سازد.
این خود باعث می‌شود كه نتوان از گردش كار به مفهوم واقعی آن كه در این سیستم‌هااست، استفاده كرد و باید گردش كاری مطابق با فرآیندهای ذكر شده در بالا و بسیار انعطاف پذیر طراحی و پیاده سازی شود. اگر سیستم های اتوماسیون موجود در بازار كشور به یك Work Flow قدرتمند، با امكانات اشاره شده، تجهیز شوند گام بسیار بزرگی در جهت معرفی و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد در آینده و ایجاد پیش زمینه در فرهنگ سازمان ها برای این سیستم ها، برخواهند داشت.

دوم این كه به علت قانونی نشدن امضاهای الكترونیكی در سطح كشور و همچنین الزام وجود فیزیك اسناد مالی و حقوقی برای بررسی‌های لازم، مشكلاتی در راه جمع آوری كاغذها در سازمان‌ها و در نتیجه راه اندازی سیستم‌هایی كه منتهی به این مورد می‌شود، وجود دارد.
وجود این مورد، باعث می‌شود كه از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم‌ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی‌های بسیار دقیق و تعریف شده‌ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود. در نتیجه باید تا حدی كه امكان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز دسترسی توزیع شده اعمال شود.
بطور مثال در برخی از سازمان ها حتی به راهبران سیستم‌ها و مسئولین بانك‌های اطلاعاتی، كه دسترسی به كلیه اطلاعات را به علت ماهیت كاریشان دارند و اغلب تعداد آنها به بیش از دو نفر نمی رسد، نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی شود.

سوم این كه تصور عموم از اسناد اداری بیش‌تر نامه‌های سازمانی و نه اسنادی مانند سندهای حسابداری، فرمهای استاندارد سازی، اسناد پرسنلی، احكام، فاكتورها و ... است.
علاوه بر این، در سازمان‌های دولتی برای گردش نامه‌ها در درون سازمان از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌شود كه توسط آن می‌توانند گزارش‌های دقیقی از نحوه عملكرد اداری و گردش نامه‌ها داشته باشند. البته در گذشته برای راه اندازی چنین سیستم‌هایی نیز، به علت نبود بستر لازم برای ارتباطات الكترونیكی و همچنین مقاومت كاركنان سازمان برای استفاده از این سیستم‌ها، مشكلات زیادی وجود داشت. با این همه، سیستم‌های اتوماسیون اداری توانستند در سالهای اخیر در سازمان‌ها جایگاه مناسبی را بیابند و استفاده از آنها همگانی گردد.
با توجه به این مورد و راه افتادن سیستم‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و آشنایی لازم و كافی با این سیستم‌ها، تغییر سیستم و فرآیندها و روال های كاری سازمان های بزرگ ، به مانند آنچه در غرب به علت تلقی خاصی كه از گردش مكاتبات و مستندات سازمانی دارند، استفاده میشود، بسیار پرهزینه و متعاقبا با مقاومت‌های زیادی همراه خواهد بود كه این خود باعث ایجاد مشكلات فراوانی در راه برقراری این سیستم‌ها در سازمان‌ها خواهد شد.

بنا بر این، بهترین راه كار در حال حاضر این است كه در بستر همین سیستم‌ها (یعنی اتوماسیون اداری)، ویژگی‌ها و امكانات سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوا، كه نیاز به بسیاری از آنها هم اكنون نیز در سازمان ها احساس شده است، پیاده سازی و قابل استفاده شود تا سازمان‌ها به مرور و با استفاده از قسمت‌های مختلف آن و آگاهی از امكانات و مزایای آن ها، با سیستم‌های DMS و CMS آشنا شوند تا در آینده بتوان گامهای بزرگی در تحول ساز و كارهای اداری كشورمان برداشت.

نكته‌ای كه جای امیدواری برای راه اندازی این سیستم‌ها دارد، این است كه بسیاری از سازمان‌ها به اهمیت وجود سیستم‌های الكترونیكی برای نگه‌داری و كنترل و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات اسناد سازمانی خود و در اختیار قرار دادن اطلاعات سازمانی در اختیار كلیه كاركنان داخلی و همچنین برای ارباب رجوعان خارجی با طراحی خروجی‌های مناسب كه اغلب صفحات اینترنتی و سایت‌های داخلی‌ست كه البته بخشی از وظایف سیستم‌های مدیریت محتواست، رسیده اند. همچنین سازمان‌ها خواهان گردش این اسناد (علاوه بر نامه‌ها) میان كاركنان به صورت سیستماتیك و اتوماتیك با استفاده از Work Flowهای قابل طراحی، و حفظ تاریخچه اسناد و به روز نگاه‌ داشتن آنها و امكان گزارش گیری و آرشیو الكترونیكی اسناد و مدارك سازمانی (كه بخشی از وظایف سیستمهای مدیریت اسناد است) هستند.
این خود بهانه‌ای برای شركت‌های نرم افزاری جهت ورود به بازار و ارایه‌ی این سیستم‌هاست كه می‌تواند آنها را به سود آوری برساند، اما این عمل باید با دقت و در نظر گرفتن كلیه جوانب انجام شود.

در نهایت، نگارنده بر این باور است كه این سیستم‌ها باید به مرور و با پیاده سازی امكانات آنها، از قبیل Work Flow های قابل طراحی، آرشیو الكترونیكی، بروز نگهداشتن اسناد و امكان گزارش گیری از محتویات آنهاو ... در سیستم های موجود اتوماسیون اداری و منطبق بر ساز وكارهای اداری كشور وارد بازار شوند تا به این ترتیب، بتوانند با گذشت زمان تحولی در فرهنگ اداری سازمان‌ها بوجود آورند و راه را برای تولید و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد و محتوا در آینده هموار نمایند. در غیر این صورت، راه اندازی این سیستم‌ها در سازمان‌های دولتی، به مانند آنچه در غرب استفاده می شود، با صرف وقت و هزینه‌ی بسیار بالایی همراه خواهد بود. بعلاوه اینكه، ریسك مورد استفاده قرار نگرفتن آنها نیز، به علت عدم هماهنگی با ساختارهای مكاتباتی كشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطی برای راه اندازی چنین سیستم هایی و اتصال كلیه سازمان ها در قالب آنها، وجود خواهد داشت.


بقیه مطالب وبلاگ l یک مثال ساده در ماکرو نویسی
l ایجاد یک ماجول در ماکرو
l اولین درس ماکرو
l آغاز ماکرو نویسی در اکسل
l تبلت پی سی چیست؟
l سیستم عامل آندروید چیست ؟
l ملکه تبلت‌ درCES 2011 کیست؟
l چگونه یك متخصص امنیتی شوم؟
l تحلیلى اقتصادى از تاثیر اینترنت و فناورى اطلاعات بر بازارها و موسسات بیمه‌
l راه‌اندازی بزرگ‌ترین مرکز فناوری دنیا در چین
l معرفی MRTG به عنوان نرم افزار Monitoring شبکه
l نرم‌افزار یک ‌بیستم صادرات هند را شامل می‌شود
l سایت انستیتوی فیلم آمریكا
l What is Chief Information Officer
l مدیریت زنجیره تأمین با استفاده از فناوری‌های بی‌سیم و موبایل